Voyages de groupes: comment rester calme et efficace

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Tout agent de voyage qui bâtit sa clientèle de voyageurs individuels et de familles songera un jour à la rentabilité des voyages de groupes. Plusieurs vont tenter l’expérience, mais la réalité rattrape aussitôt: deux douzaines de clients aux départs simultanés et aux besoins différents entrent dans la vie de l’agent d’un coup.

Le baptême de feu enseigne aux agents que le voyage de groupe, ce n’est pas facile si les bons procédés et systèmes ne sont pas en place afin d’être efficace.

Amoira Johnson, spécialiste des voyages de groupes et événements, a expliqué à Travel Market Report qu’elle a organisé son premier voyage de groupe après 15 mois de travail en tant qu’agente de voyage (en septembre 2016), avec un mariage de destination de 134 personnes.

« Je me suis dit, du volume, c’est super. Je m’y suis lancé, sans connaître la quantité de travail requise pour déplacer un groupe de 134 personnes du point A au point B, et de coordonner toutes leurs activités, » dit Johnson, propriétaire de Travel with Me Amoira, une franchise Cruise Planners.

Johnson a survécu, et aujourd’hui, son agence s’occupe de 22 groupes actifs, dont des croisières en famille, des réunions scolaires, deux mariages à destination et un renouvellement de voeux.

« La quantité de travail pour l’agent augmente plus que graduellement lorsqu’on se charge d’un groupe puisque les tâches reliées sont en corrélation, » dit David Chait, co-fondateur de Travefy.

« Communiquer avec tout le monde, s’assurer que tout le monde a ses documents de voyage et partager les détails avec les fournisseurs peut réduire l’efficacité de l’agent, » dit Chait, qui utilise un logiciel populaire auprès des spécialistes du voyage de groupe car il permet d’automatiser plusieurs tâches exigeantes au niveau temps, comme la construction de l’itinéraire. « Si vous pouvez capturer les efficacités, vous pouvez atteindre la profitabilité des voyages de groupes.»

Les efficacités comprennent l’uniformisation des communications, l’utilisation efficace d’Excel ou de Google Sheets et l’automatisation des tâches telles que la facturation, le flux de travail et les horaires de paiements.