Vacances Air Canada participait aussi au Webinaire de vendredi dernier 23 avril sur les procédures à suivre pour le remboursement des clients. Voici le résumé des infos à retenir.
« Au cours de la dernière semaine, nous avons reçu des dizaines de milliers de demandes. Nous voulons répondre à toutes les demandes, seulement nous accorder le temps de le faire » a lancé d’emblée Guy Marchand, chef principal des ventes pour le Québec, Vacances Air Canada.
« Je suggère également à tous les agents de s’inscrire à notre page Facebook « VAC entre nous ». Si vous n’êtes pas membre, faites-en la demande, avec votre numéro de permis de l’OPC. Nous y diffusons toute l’information et toutes les mises à jour que les agents doivent connaître. »
Les remboursements sont possibles si :
– les réservations ont été effectuées avant le 13 avril 2021 pour un voyage prévu à partir du 1er février 2020.
– leurs vacances ont été annulées à cause de la Covid-19
« Pour soumettre une demande de remboursement, il faut remplir le formulaire sur le site de Vacances Air Canada. Aussi, évitez à tout prix les erreurs de numéro de dossier durant l’inscription d’une demande de remboursement. Parce que si vous entrez le mauvais numéro de dossier, malheureusement, on ne pourra pas retracer votre demande » précise Guy Marchand.
Les commissions
Les commissions sur ces réservations ne sont pas rappelées, si vos clients choisissent de demander un remboursement.
Les commissions obtenues sur les réservations payées en totalité et touchées par la Covid ne seront pas rappelées.
Dans les cas où les dossiers de groupe ont été payés en totalité et que les clients détiennent maintenant un crédit pour voyage futur ou ont une réservation active, ces clients auront droit à un remboursement et l’agent à une commission allant jusqu’à 5 %. Les commissions et les frais supplémentaires appliqués ne seront pas payées sur les dossiers de groupe qui étaient en dépôt seulement
Questions de vos consœurs/confrères agents, et les réponses de VAC
Q : Est-ce que je recevrai une commission sur les dossiers pour lesquels j’ai appliqué le plein montant net?
R : Pour les réservations individuelles pour lesquelles l’agent de voyages n’a appliqué que le plein montant net, Vacances Air Canada versera à l’agent la commission régulière de l’agence (à l’exception des groupes).
Précision : Les paiements de commission pour ces dossiers au net seront traités une fois que toutes les demandes de remboursement auront été traitées.
Q : Si plusieurs paiements ont été effectués pour payer un dossier, comment le remboursement sera-t-il traité?
R : Les remboursements seront effectués sur la forme originale de paiement. Par conséquent, si plusieurs modes de paiement ont été utilisés, les montants applicables seront remboursés sur chaque forme de paiement fournie.
Précision 1 : si la carte de crédit a expiré, une fois le remboursement effectué, les clients doivent contacter leur institution financière pour que les fonds soient transférés sur la nouvelle carte.
Précision 2 : si les clients ont utilisé une carte Visa ou MasterCard prépayée ou ne sont plus en possession de la carte originale utilisée, une fois la demande de remboursement soumise, veuillez envoyer un courriel à accounting@vacv.com avec le numéro de réservation et les détails concernant la forme de paiement. VAC vous contactera ensuite pour discuter des prochaines étapes.
Q : Mes clients veulent conserver leur crédit de voyage futur. Quelle est la procédure à suivre?
Guy Marchand : « nous vous invitons à leur soumettre l’idée de les conserver parce qu’il n’y a aucun date limite pour les conserver. »
R : Aucune action n’est requise pour le moment. Lorsqu’ils seront prêts à échanger leur crédit contre une future réservation auprès de VAC, ils devront vous contacter pour procéder à la réservation.
Précision : pour les nouvelles réservations effectuées sur des dossiers pour lesquels les clients ont échangé leur crédit de voyage futur comme paiement, les agents recevront désormais leur pleine commission régulière sur la nouvelle réservation. Ceci s’applique sur les nouvelles réservations de futurs crédits de voyage effectuées après le 13 avril 2021.
Guy Marchand : « si vos clients sont certains de voyager bientôt et de réserver dans quelques semaines, au lieu de faire toute la procédure de remboursement, invitez-les à conserver leurs crédits voyage. Et quand vous, les agents, vous effectuerez cette nouvelle réservation pour eux, en clair ici, vous obtiendrez deux fois la pleine commission. »
Note :
Ce Webinaire de l’ACTA / Air Canada / Vacances Air Canada sur les remboursements a été enregistré par l’association. L’enregistrement est mis à la disposition, sur demande, des agents membres de l’ACTA qui souhaitent le visionner ou le visionner à nouveau.