Open Jaw Québec a assisté au Congrès 2021 de Voyages En Direct, qui s’est conclu dimanche dernier au Club Med de Charlevoix, et en a profité pour se faire raconter une histoire peu banale : celle de l’organisation d’un congrès ambitieux en temps de pandémie. Résumé.
Pendant des mois, Voyages En Direct a planifié, non seulement un congrès dans un hôtel… sur maquette, mais aussi durant une pandémie. Mais quelle mouche les a piqués?
Richard Villeneuve, président de Voyages En Direct : Nous avons commencé à planifier ce congrès avec Club Med au début 2021. C’est en janvier que nous avons réservé la date, mais nous ne l’avions pas tout de suite annoncé à nos membres. On ne voulait pas bousculer les choses. Et par la suite, malgré les chambardements, notre congrès a toujours été prévu pour ces dates.
Anick Dupuis, vice-présidente de Voyages En Direct : La construction n’était pas terminée et souvenons-nous, le 12 janvier 2021, dans quel état d’esprit nous étions tous dans le domaine du voyage… On se disait : tout ça sera réglé à temps pour faire la préouverture!
Open Jaw Québec : Justement, comment avez-vous réussi à tenir un congrès en préouverture? C’est quand même inhabituel de réussir à tenir un événement à quelques heures d’une inauguration officielle d’un grand établissement, non?
AD : Club Med est un partenaire de longue date pour nous. Le dernier congrès que nous avons organisé s’était déroulé au Club Med de Punta Cana. Ils savent comment nous travaillons. Tous et chacun s’attendaient que tout le monde soit compréhensif dans toute cette organisation.
OJQ : Depuis janvier, vous avez traversé des périodes d’incertitudes, comme nous tous. Y a-t-il donc eu des moments où vous avez ressenti que ça n’allait pas pouvoir se faire?
RV : Oui. Cela dit, les incertitudes qui planaient expliquent pourquoi nous avions décidé de faire notre congrès au Québec, et non en croisière, comme il était prévu. Un peu avant la pandémie, nous avions échangé avec Jacinda Lowry, directrice des ventes de Club Med au Canada, et avions commencé à parler du Club Med de Charlevoix. Puis on s’est dit : si on fait un congrès en 2021, donnons-nous toutes les chances que ça fonctionne, évitons les risques de frais possibles énormes pour les participants – donc pas d’avion, une logistique plus simple, etc. Et nous avons commencé à regarder avec le Club Med et les dates concordaient. Puis on a dit : on essaye!
OJQ : La date d’inauguration du Club Med était-elle déjà fixée au 3 décembre 2021?
RV : Oui. Toujours. Ils ont donc respecté leurs délais.
OJQ : La liste des fournisseurs participants à votre congrès n’était-elle pas très ambitieuse?
AD : Oh oui! Et s’est beaucoup questionné. Nous voulions réunir beaucoup de fournisseurs tout en respectant les horaires des gens et le souhait que tous aient du plaisir.
Le défi, c’était que l’horaire ne soit pas trop chargé pour profiter de l’événement, mais assez pour que tous puissent rencontrer les gens. La formule, on l’a bougée. Mais je pense qu’elle plait beaucoup : le matin, il y a les présentations des fournisseurs, permettant d’écouter tous les messages, et l’après-midi, les tables rondes, pour que les gens puissent se retrouver et échanger.
RV : Plusieurs nouveaux fournisseurs se sont ajoutés chez nous depuis le début de la pandémie, et tous ont répondu à notre invitation. La réponse a été excellente parce qu’ils ont vite entrevu ce congrès comme un retour à la normale.
Quand les grands défis font les grands rapprochements
AD : La pandémie nous a tous rapprochés. Les grands défis rapprochent les gens. Ce rapprochement s’est produit avec nos fournisseurs, avec nos membres, avec notre équipe aussi.
Les défis de tenir un congrès dans un établissement pas encore ouvert ET durant la pandémie!
Open Jaw Québec : Avez-vous fait face à un défi particulier à vouloir organiser un congrès dans un établissement qui n’était pas encore ouvert?
Anick Dupuis : Nous sommes venus sur place, ici, durant les couleurs d’automne, et il n’y avait pas encore de meubles! On voyait des maquettes! Mais nous n’avons jamais eu de doute que le Club Med allait pouvoir nous accueillir. Club Med n’en est pas à sa première ouverture d’établissement.
Ce sont davantage les mesures sanitaires que nous observions de près, car elles ont changé plusieurs fois. À un certain moment, il ne fallait pas envisager plus de 250 personnes à la même place, et ça, ça voulait dire que les participants allaient devoir être répartis en deux groupes, et ça voulait dire aussi, pour les fournisseurs, de faire deux présentations aux membres. Et tout ça n’allait pas être possible dans le grand Théâtre du Club Med…
Cela voulait aussi dire que, durant les cocktails et les soirées, les gens allaient devoir rester assis, à des places assignées, avec masque…
Mais on avait prévu la logistique nécessaire, puis pouf, quand la Santé Publique a annoncé qu’on allait pouvoir danser avec un masque et pouvoir se lever, on a tout refait!
À quelques semaines seulement de l’événement, ces allègements sont arrivés. Nous étions contents mais nous devions tout refaire! Notre équipe mais aussi toute l’équipe de Club Med! Au final, on est très contents d’avoir pu le faire avec ces mesures en place.
Un autre gros défi fut celui de s’assurer que tous les participants allaient respecter en tout temps les mesures sanitaires. Et tout le monde a respecté les consignes!
OJQ : Comment expliquez-vous que tout ça vous réussisse aussi bien?
AD : Nous avons consulté deux coaches en communication pour cerner exactement comment passer un tel message, et d’une façon positive. Ce n’est pas simple de devoir communiquer de tels messages mais les enjeux étaient tellement importants. On s’est plusieurs fois questionnés sur la façon de transmettre le message de façon positive et efficace.
RV : Ce qui a aidé aussi, c’est qu’ici au Club Med, rappeler les consignes aux gens, ça fait partie des tâches de certains GO. Nous pouvions compter sur eux pour rappeler les consignes.
OJQ : Aviez-vous prévu un plan B? Si le plan A au Club Med n’allait pas pouvoir se faire?
RV : Non, parce que la seule raison pourquoi ce congrès n’aurait pas été possible reposait sur un motif de logistique. Non pas à cause de l’endroit, mais bien à cause des mesures sanitaires. Et ça aurait donc été le cas partout.
AD : Avoir le Club Med entièrement à nous aussi, ce fut incroyable! Car dans un établissement déjà ouvert, il est impossible d’avoir, par exemple, un théâtre entièrement pour son événement. Il y aurait eu une clientèle déjà présente. Ce n’est pas seulement les chambres que nous avions entièrement à nous, mais aussi tous les espaces publics!
Richard Villeneuve : C’est impossible à refaire! Car il est impossible d’accaparer entièrement l’espace public dans un établissement.
OJQ : Des regrets?
Anick Dupuis : De ne pas avoir pu accueillir tous les gens qui voulaient venir.
La clé du succès, c’est quoi?
OJQ : La clé du succès, c’est laquelle? Pour organiser un congrès?
AD : Avoir une attitude positive, et l’espérer de tout le monde.
RV : Organiser un événement de telle sorte où les participants se sentent respecter, c’est aussi ça la clé du succès. On leur a préparé beaucoup de choses. Ils sont contents. Ils se sentent encadrés dans un environnement professionnel.
OJQ : Un dernier message?
AD : Je suis contente que nos membres soient les premiers à récupérer de toutes les pertes qui ont été occasionnées par la pandémie. Nous déployons tous les efforts pour qu’ils puissent reprendre rapidement.
RV : Certains changements vont certainement perdurer après la pandémie, mais je souhaite à tout le monde que l’écosystème se refasse rapidement.
Photos: Isabelle Chagnon
