Dossier. En deux jours, TravelBrands tient deux soirées de lancement avec salon professionnel, la première hier soir à Montréal et la seconde ce soir à Toronto. Mais aussi un salon virtuel, qui se déroulera aujourd’hui de 16h30 à 21h30. Pourquoi la formule hybride alors que tout le monde peut dorénavant se rencontrer sans être masqué? Quels sont les avantages? Comment ça se passera?
Nous avons posé toutes ces questions à Eva Gobeil, cheffe de produits départements Afrique, Océan Indien, Amérique du Sud et Pacifique Sud, pour la division Exotik Tours de Voyages TravelBrands.
« Nous sommes contents de pouvoir refaire des salons en présentiel. Mais on se rappelle aussi que pendant la pandémie, le virtuel est venu à notre secours. Il nous a permis de pouvoir rester en contact avec le réseau et nos fournisseurs, de pouvoir présenter nos produits.
« Nous sommes donc heureux de revenir en personne, mais on garde un volet virtuel parce qu’il nous permet de rejoindre des gens partout à travers le Canada. Comme nous faisons que deux salons en présentiel, à Montréal et à Toronto, le salon virtuel nous permet d’aller partout au Canada.
« Cela permet aux agences de partout de pouvoir participer également. Et du point de vue des fournisseurs, cela permet à certains d’entre eux, qui ne peuvent pas se déplacer pour venir, de participer, depuis leur pays d’origine.
« Pour nos salons de Montréal, de Toronto et du virtuel, certains fournisseurs participent uniquement à notre salon virtuel, certains uniquement à nos salons en présentiel, certains les trois – Montréal, Toronto et le virtuel. »
Pleine capacité pour le virtuel et le présentiel
Pour ses salons en présentiel de Montréal et de Toronto, TravelBrands affiche complet. « Et nous sommes presqu’à pleine capacité pour notre salon virtuel. Et cette capacité est de 1 000 participants sur la plateforme » a ajouté Eva Gobeil.
Comment explique-t-on qu’une participation puisse atteindre une capacité maximale, alors qu’on navigue sur la toile?
« Cela fonctionne avec un plan de bandes passantes. Selon le plan établit, la plateforme peut supporter un nombre X de participants. Le choix du plan est normalement fait en fonction des prédictions que l’on fait du nombre de participants » a expliqué Madame Gobeil à Open Jaw Québec
Comment ça marche
Mais comment ça marche, au fait, un salon virtuel?
« Les visiteurs, ici les agents de voyage, visitent les différents kiosques virtuels. Une fois qu’un agent entre dans un kiosque, il peut voir les informations offertes par le fournisseur : brochures, flyers, vidéos, fiches techniques des hôtels, horaires des vols des compagnies aériennes, etc. Et ces infos peuvent être téléchargées.
« Si l’agent participant a des questions, il peut accéder à la « chat room » et poser ses questions à la personne qui est là, en direct, connectée au salon et en attente des interactions. »
Et ça se passe en quelle langue?
« C’est absolument comme un salon en présentiel, mais en ligne. Il y a des fournisseurs participants qui parlent uniquement en anglais, d’autres qui sont bilingues. La langue écrite et parlée durant la rencontre virtuelle sera donc déterminée par la langue d’usage des participants. Une participation comme celle d’Exotik Tours sera bilingue, parce que notre équipe est bilingue. »
Plage horaire
Les participants affichent-ils des plages horaires spécifiques durant l’horaire global du salon?
« Les fournisseurs sont en ligne durant toute la durée du salon. Et l’horaire de notre salon virtuel de ce soir, c’est de 16h30 à 21h30 », nous a expliqués Eva Gobeil.
« Cette grande plage horaire disponible, nous l’avons établit ainsi pour permettre à chacun de visiter le plus possible de kiosques et d’échanger avec les fournisseurs. Car parfois aussi, il est possible d’engager une interaction par vidéo, en direct entre deux personnes. Et cela peut prendre plusieurs minutes. »
« Aussi, lorsque le fournisseur participant voit qu’il y a quelqu’un dans son kiosque virtuel, il peut l’aborder, lui dire bonjour et lui souhaiter bienvenue, lui demander s’il a des questions, bref, il peut amorcer un contact. »
Open Jaw Québec : « et comment ce fournisseur va-t-il savoir qu’il y a quelqu’un dans son kiosque virtuel? »
Eva Gobeil : « sur la plateforme, il y a une waiting room, et elle permet de voir qui est dans le kiosque virtuel, en temps réel. Comme nous avons les noms de toutes les personnes inscrites, cela permet au système d’afficher ce type d’information. Et c’est le but en fait : de créer des liens entre des participants, en direct, sur la plateforme. C’est fou ce que la technologie peut faire! »
Possibilités nouvelles, et non seulement de remplacements
Notre entretien avec Eva Gobeil nous permet de mieux saisir que la façon d’intégrer les technologies, aujourd’hui, sert à faire du virtuel un complément au présentiel, et inversement.
Certes, on comprend parfaitement que le virtuel permet de rejoindre des gens qui ont de l’intérêt pour l’événement mais qui ne peuvent pas s’y déplacer. Mais c’est plus que ça.
Le virtuel n’est pas uniquement une solution pour pallier à une situation comme une pandémie, qui empêche des possibilités de rencontres. Le virtuel vient ajouter des possibilités, il vient permettre des échanges qui n’auraient pas eu lieu, pandémie handicapante ou non.
« Pensons seulement aux fournisseurs et même aux agents qui n’ont pas le budget requis pour se déplacer pour participer à un tel événement. Car on le sait, pour participer à des événements, il y a un coût parfois important. Et bien maintenant, d’offrir aussi un salon virtuel, ça leur permet une possibilité nouvelle. Ce n’est pas une possibilité de remplacement, mais bien totalement nouvelle » nous a expliqués Madame Gobeil.
En d’autres mots, il ne s’agit pas seulement d’une alternative, mais aussi d’un plus.
Récupérer ce qui était, avant, irrécupérable
Eva nous a fait voir également un autre avantage à la formule virtuelle : la possibilité de récupérer ce qui, avant, était irrécupérable.
« Il nous arrive à tous, parfois, des imprévus qui nous forcent par exemple à annuler notre participation à un événement. Quand cela arrive, ce n’est pas seulement une participation qui s’annule; c’est aussi tout le travail effectué avant l’événement, toute l’énergie déployée pour préparer une participation à un événement qui s’annulent aussi.
« Le volet virtuel permet de ne pas perdre ces énergies investies. Si quelqu’un doit annuler à la dernière minute sa participation à un événement, et bien le volet virtuel de cet événement, s’il y en a un, pourrait assurer quand même une présence, dans certains cas, et assister à tous les rendez-vous qui avaient été déjà programmés durant l’événement » a conclu Eva Gobeil.
